Au secours, je suis tout le temps en retard!

La fâcheuse tendance à être en retard à son travail, à un rdv ou sur une mission ou un projet… c’est commun et on s’aperçoit souvent qu’il s’agit avant tout d’un problème d’organisation. Dans certains cas on vole d’urgence en urgence, et l’on a l’impression d’être vite débordé, ne sachant plus trop où donner de la tête. Alors pourquoi certaines personnes sont-elles toujours en retard? Y a –t-il des solutions pour mieux gérer son temps?

Petit zoom sur quelques bonnes pratiques à mettre en place pour éviter d’être toujours dans l’urgence.

Prendre conscience que le retard entraîne du retard

C’est peut-être une base mais chaque email ou tâche que vous traitez avec du retard va entraîner encore plus de retard. Tout d’abord car vous devrez répondre à des questions sur la date de livraison, que vos collaborateurs peuvent en avoir l’urgence et que vous allez passer du temps à y penser. On risque bien de vous solliciter tout le temps à ce propos, alors évitez de passer votre temps à traiter les conséquences du retard en anticipant.

Arrêtez de reporter!

Si vous avez tendance à ne pas vouloir faire une tâche, sachez que la procrastination ne vous apportera rien de bon et qu’au contraire, il sera plus pénible de faire cette tâche plus tard que maintenant. Comme le dit l’expression, une fois que c’est fait c’est fait donc autant vous lancer dedans. Si vous n’y arrivez pas (il y a des tâches qui nous rebutent énormément), faites un petit bout de la tâche! Une fois celle-ci terminée, faites en un autre petit bout etc… Au fur et à mesure elle devrait disparaître ou devenir négligeable.  A défaut, vous pourriez bien passer plus de temps à penser à la tâche qu’à la réaliser.

Traiter les tâches du jour en premier

Il est tentant de vouloir se lancer sur les tâches en retard en premier en négligeant les tâches du jour. Sauf que comme nous l’avons dit plus haut, les nouvelles tâches en retard vont générer des sollicitations. Autrement dit, vous allez cumuler les sollicitations et les pertes de temps. Il reste donc préférable de traiter d’abord les tâches de la journée. Vous aurez alors conscience du temps qu’il vous reste pour traiter les fameux retards. Cela n’est parfois malheureusement pas possible tant vous avez pris du retard sur une tâche qui devient urgentissime. Dans l’idéal, essayez de traiter le retard quand vous en aurez le temps. Il vous faudra avertir vos clients ou vos collaborateurs afin qu’ils ne prennent pas la mouche et fixer un délai raisonnable de remise. Vous n’allez pas rester éternellement dans cette situation et toujours courir après le temps.

Mais pourquoi certaines personnes sont-elles toujours en retard?

Des traits de personnalité caractéristiques ont déjà été associés au retard chronique.

Si le fait d’être tout le temps en retard n’est pas encore répertorié dans la bible des troubles relevant de la psychopathologie, la tendance relève toutefois du trouble comportemental: « Nous sommes là en présence de personnes qui ne peuvent pas s’empêcher d’être en retard et dont le comportement a des impacts directs sur leur vie. Cela peut être pathologique. » Nous confie une psychothérapeute que nous avons questionnée sur la question. L’explication est toutefois difficile à être prise au sérieux par l’entourage d’un retardataire chronique. Nous avons également interrogé une consultante en management, qui nous explique, sur la base d’études psychologiques que l’habitude du retard (Lateness addiction) est difficile à surmonter, et que ses causes sont plus profondes qu’une simple mauvaise gestion de son temps. Elle invoque l’anxiété, une perception du temps et les niveaux d’adrénaline. Elle citera 3 types majeurs de retardataires chroniques, les « deadliners », les « producteurs » (producers) et les « professeurs distraits »…

La patience est de mise!

Fort heureusement, un retardataire n’est pas condamné à l’être toute sa vie; il peut se réconcilier avec sa montre s’il le décide et à force d’organisation et définition des priorités. En sachant tout ça, cela permettra peut-être de mieux supporter les faux « J’arrive! » que votre sœur ou votre amie vous envoie, alors qu’elle n’est pas encore partie de chez elle pour vous rejoindre.