L’open space, une fausse bonne idée?

De vastes plateaux ouverts, des bureaux alignés en rang d’oignons, des écrans d’ordinateurs à la vue de tous… Bienvenue en open space! Pratiquement toutes les entreprises, y ont cru. Aujourd’hui, de plus en plus de sociétés travaillent dans des bureaux agencés selon les préceptes du “plateau ouvert”. Et si ce n’était finalement pas une bonne idée?

Bruit, promiscuité, température trop aléatoire, interruptions permanentes, le travail en open space, officiellement conçu comme facilitateur de communication, favoriserait le stress et les incivilités.

Inventé par deux consultants allemands, les frères “Schnelle”, à la fin des années 50, l’open space ou bureau paysager n’a cessé de se répandre, mais sans toujours convaincre les salariés. Pendant plus d’un demi-siècle, le concept a été vendu comme la panacée de l’aménagement des lieux de travail, «LA Solution» favorisant la collaboration, la productivité et la rétention des meilleurs talents. La tendance est donc au bureau ouvert, mais également à la polémique; si les salariés sont de plus en plus nombreux à y travailler, ils seraient également de plus en plus à mal le vivre.

Nous avons interrogé une dizaine d’employés travaillant en open space, et 8 sur 10, expriment un vif sentiment d’inconfort. Selon eux, «c’est un perturbateur et un facteur de stress significatif, il a peut-être été mis en place dans une logique d’économie sous couvert de favoriser la communication, mais les problèmes récurrents sont le bruit, l’interruption, la perte d’intimité, un contrôle hiérarchique renforcé permanent, facteurs qui, cumulés, génèrent des tensions».

Seulement 2 sur les dix interrogés, estiment que leur environnement de travail leur permet d’être productifs et créatifs.

Les études évoquant un impact négatif sur la productivité se multiplient

En effet, des études scientifiques indiquent que les effets de ce type de disposition sont bien différents de ceux escomptés. Des professeurs de l’université d’Harvard ont découvert que les interactions personnelles sont réduites de 73% dans les open spaces. L’université d’Exeter a, de son côté, démontré que la productivité chute de 15 % dans les bureaux ouverts, et enfin, Bospar PR a révélé que 76% des travailleurs détestent l’agencement «open office» pour diverses raisons dont le bruit et le manque d’intimité.

La BBC a relayé un rapport qui a mis en évidence le caractère nocif des bureaux open space sur le cerveau humain. Ledit rapport estime que les espaces partagés ont un impact négatif sur la mémoire des individus. Pour étayer ses propos, les auteurs ont pris l’exemple d’une entreprise évoluant dans le domaine du numérique et dont le dirigeant répond au nom de Chris Nagele, qui après 3ans a remarqué que ses employés ne peuvent pas supporter les open space, ils étaient devenus distraits et n’étaient plus épanouis. «En avril 2015, Nagele a déplacé l’entreprise dans un local de 10 000 mètres carrés où chaque employé dispose désormais de son propre bureau fermé».

Et ce n’est pas tout, souvent il manque à ce concept, l’ingrédient clé d’un bon espace de travail, plus important que tous les autres. Vous me direz : «Cuisine, espace de jeu, salle de sport» Et bien, non ! Les employés veulent simplement plus de lumière naturelle, entre ampoules fluorescentes aveuglantes, moniteurs d’ordinateurs éblouissants, écrans de téléphones éclatants… Les sources de lumière artificielle des bureaux modernes font des ravages sur le bien-être physique et mental des employés. Selon les psychologues, «l’absence de lumière naturelle fatigue 47% des travailleurs. Il est temps de commencer à intégrer la “biophilie” dans les espaces de travail, ces éléments ont un effet positif, voire thérapeutique, sur eux».

Pour vendre cette idée, on vous soulignera que cela met fin au temps des bureaux fermés auxquels les employés n’osaient pas frapper et les responsables seraient désormais au milieu de tous.

L’ambiance devrait donc être à la convivialité et le tutoiement souvent de mise. Une atmosphère presque bonne enfant où la hiérarchie semble moins apparente. Mais en réalité, derrière cette ambiance cool, se cache une violence dans les relations au travail et un isolement de chacun sur son projet, le cas d’un “openspaceur” qui nous confie: «D’abord tout le monde surveille tout le monde, souvent je pense au risque de fuite d’informations sensibles, vous avez des gens qui arrivent dans le dos, qui lisent vos écrans. À moi, on demande toujours de faire plus et on me parle mal devant tous mes collègues, je me sens humilié, isolé… Le collectif devient à mes yeux une foule dans laquelle chacun est seul».

Cette nouvelle manière de travailler tous ensemble a amené de la concurrence entre les salariés mais aussi de la méfiance, du stress et des coups bas.

L’open space, bénéfique pour les échanges?

Une étude réalisée par l’observatoire «actineo» en mai 2017 rapportait que 57% des salariés préféraient encore les bureaux fermés. Mais aucune étude n’avait jusqu’à présent quantifié objectivement les effets supposément bénéfiques pour la collaboration et les échanges entre salariés de ces étages décloisonnés. C’est désormais chose faite avec une étude de “Stephen Turban” et “Ethan Bernstein”, professeurs à la prestigieuse «Harvard Business School», et le résultat est sans appel. L’open-space favorise les discussions électroniques par mail et messagerie instantanée, au détriment des conversations en face à face.

Pour aboutir à ce constat, les chercheurs ont sélectionné 52 employés issus de différents services (RH, commerciaux, ingénieurs…), d’une entreprise américaine du “Fortune 500” (les 500 plus grosses entreprises américaines, classées selon leur chiffre d’affaires). Le tout dans un contexte de réorganisation de l’espace de travail, des bureaux fermés individuels vers l’open space. Les personnes sélectionnées étaient munies d’un microphone, qui permettait d’évaluer le niveau d’interactions entre collègues. L’étude compare ensuite ce niveau d’interactions lorsque chacun dispose de bureaux individuels, puis lorsque l’espace est mutualisé en open space. Avec les résultats suivants, le niveau de discussions en face-à-face chute de 73%, le nombre d’e-mails envoyés augmente de 67% et celui de messages instantanés de 75% après le passage à l’open space, de quoi amener de l’eau au moulin des opposants au bureau collectif.

De façon générale, l’évolution de ces open spaces tend à démontrer que l’on recherche plus de mobilité au sein d’un même espace de travail. Que l’individu ne soit pas cloisonné dans un espace tout au long d’une journée, mais puisse être libre de se déplacer au sein d’espaces spécifiquement aménagés à une utilité précise. Il faut donc que la nature de l’activité et du modèle organisationnel soit adapté à ces conditions.

Définir les règles de bonne conduite en open space :

Pour que la bonne entente puisse régner entre tous les collaborateurs, il faut définir des règles de fonctionnement pour faciliter la vie collective. Organiser une réunion avec toute l’équipe où tout le monde doit pouvoir s’exprimer et définir ensemble les règles de bonne conduite que chacun devra impérativement respecter par la suite.

Quelques règles simples :

• Respecter le silence et la discrétion pour favoriser la concentration
• Ne pas parler fort
• Mettre en vibreur ou silencieux les téléphones portables
• Se déplacer au lieu d’interpeller quelqu’un
• Sortir de la pièce si l’on a un appel personnel
• Eviter les va et vient répétitifs
• Eviter les odeurs qui dérangent (nourriture, parfum…)
• Ranger votre bureau et respecter l’ordre dans l’open space
• Gérer le fonctionnement de la climatisation ou du chauffage
• Ne pas déranger sans cesse vos collègues.

Votre espace de travail ne doit pas se limiter à quatre murs et un plafond. C’est un composant essentiel de l’expérience de vos collaborateurs. Si vous ignorez cette réalité, vous risquez de voir vos meilleurs talents vous tourner le dos, car oui, travailler en open space peut devenir un cauchemar pour vos salariés.  À vous de choisir vos armes pour contrer les effets néfastes de l’open space et améliorer la vie de vos employés.

Nabila Hocine